Sebelum berbicara lebih jauh, kita perlu mengetahui terlebih dulu definisi virtual office. Apalagi, virtual office memiliki perbedaan yang sangat kontras dengan kantor biasa. Dalam praktiknya, kantor virtual juga kerap disebut dengan nama kantor bersama.
Alasannya, karena kerap sebuah ruangan dipakai secara bersama oleh beberapa perusahaan sekaligus. Namun, penggunaan bersama tersebut bisa diatur secara rapi karena terdapat pihak yang berperan sebagai pengelola.
Secara umum, virtual office merupakan kantor virtual yang digunakan oleh sebuah perusahaan. Dengan menggunakan layanan virtual location ini, perusahaan bisa menggunakannya sebagai alamat untuk berkirim surat atau mencantumkan nomor telepon perusahaan. Hal ini pun memberi kemudahan saat ada calon klien yang ingin menghubungi perusahaan.
Saat menggunakan layanan ini, Anda tidak membutuhkan office room yang luas. Meski begitu, di dalamnya terdapat fasilitas yang dibutuhkan oleh para pengguna layanannya. Termasuk di antaranya adalah tenaga resepsionis, staf yang bertugas terkait aktivitas surat menyurat, staf yang bertugas menjawab email, pengatur sistem domain perusahaan, dan lain-lain.
Selain itu, kerap penyedia layanan kantor virtual memiliki sistem yang berfungsi melakukan otomasi aktivitas perkantoran. Mereka pun melengkapi dirinya dengan berbagai aplikasi yang mempermudah pekerjaan. Termasuk di antaranya adalah aplikasi perkantoran, aplikasi komunikasi, serta aplikasi kolaborasi.
Layanan virtual office juga menyediakan paket lengkap buat PT & CV yang dapat memudahkan pelaku usaha dalam melegalisasi badan usahanya.
Para pengguna layanan kantor virtual juga sangat beragam. Mulai dari perusahaan konsultan bisnis, kamar dagang, toko online, dokter atau terapis, akuntan, pengacara, inkubator, dan lain-lain. Seiring dengan efektivitas yang dimilikinya, tak menutup kemungkinan kalau penggunaan kantor virtual akan terus meningkat dalam beberapa tahun mendatang.
Pemanfaatan ruang kantor untuk sarana virtual office sebenarnya sudah cukup lazim. Praktik ini pun tak hanya dilakukan di Indonesia, tapi juga di berbagai negara besar lainnya. Termasuk di antaranya adalah Singapura, Hongkong, dan lainnya.
Di Indonesia, perusahaan mulai banyak berburu sewa ruang meeting dan kantor untuk keperluan virtual office berlangsung sejak tahun 2000. Tidak ada data mengenai jumlah yang pasti pengguna layanan kantor virtual. Yang pasti, para pengguna layanan ini mayoritas adalah usaha usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) dan startup.