Di era digital seperti sekarang, semakin banyak UMKM yang mendapatkan kesempatan bekerja sama dengan perusahaan besar atau korporat. Namun, salah satu tantangan utama bagi pengusaha kecil adalah bagaimana cara mengirim invoice ke korporat secara legal dan diterima secara profesional. Artikel ini akan membahas pentingnya legalitas usaha kecil agar invoice-nya sah secara hukum dan sesuai standar perusahaan besar.
Kenapa UMKM Sering Ditolak Perusahaan Besar
Banyak pelaku Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah b2b yang merasa frustasi saat mencoba menjalin kerja sama dengan perusahaan besar. Padahal produk atau jasa yang ditawarkan berkualitas, harganya bersaing, dan pelayanan pun profesional. Lalu, kenapa usaha kecil sering ditolak oleh perusahaan besar? Berikut alasannya:
1. Tidak Memiliki Legalitas Usaha
Legalitas adalah syarat utama jika ingin bekerja sama dengan perusahaan besar. Sayangnya, masih banyak pelaku usaha yang belum memiliki:
- Badan usaha resmi (PT atau CV)
- NIB UMKM (Nomor Induk Berusaha)
- NPWP atas nama usaha
- Surat-surat izin pendukung (SIUP, TDP, dan lain-lain jika dibutuhkan)
Tanpa legalitas yang sah, kirim invoice ke perusahaan besar tidak bisa memproses pembayaran atau mencatat transaksi secara hukum, karena berisiko terhadap audit dan kepatuhan pajak mereka.
2. Tidak Bisa Menerbitkan Invoice Resmi dan Faktur Pajak
Jika bisnis Anda belum memiliki badan hukum yang sah atau belum berstatus PKP, maka Anda tidak dapat menerbitkan invoice resmi maupun faktur pajak. Akibatnya, perusahaan besar akan ragu bekerja sama karena tidak bisa memproses administrasi pembelian secara formal. Hal ini bisa menghambat pertumbuhan bisnis Anda dan menutup peluang kerja sama yang lebih besar.
3. Tidak Terdaftar Sebagai Vendor Resmi
Prosedur perusahaan besar mewajibkan vendor untuk melalui proses verifikasi dan pendaftaran. Proses ini melibatkan:
- Pengisian form vendor
- Pengumpulan dokumen legalitas
- Pengecekan kredibilitas dan portofolio
Pengusaha yang tidak siap dokumen atau belum mengerti alur ini, sering dianggap tidak siap atau tidak layak bekerja sama.
4. Tidak Ada Rekening atas Nama Usaha
Perusahaan besar tidak mau mentransfer dana ke rekening pribadi karena menyalahi prosedur audit mereka. Ini juga terkait dengan kewajiban perpajakan dan transparansi keuangan. Pengusaha yang tidak punya rekening bisnis seringkali langsung dieliminasi dari daftar vendor potensial.
5. Kurangnya Track Record dan Kredibilitas
Korporat cenderung memilih vendor yang sudah punya pengalaman, testimoni, atau portofolio kerja sama dengan perusahaan lain. Jika pengusaha belum memiliki itu, biasanya dianggap berisiko.Namun, ini bukan berarti bisnis tidak punya peluang.
6. Tidak Sesuai Standar Prosedur Korporat
Perusahaan besar punya prosedur standar (SOP) dalam memilih dan bekerja sama dengan vendor. Pengusaha sering gagal karena:
- Terlambat dalam pengiriman dokumen
- Tidak bisa memenuhi standar kualitas atau kuantitas
- Kurang komunikasi profesional
Legalitas adalah Syarat Wajib Kirim Invoice ke Korporat
Usaha kecil dalam dunia bisnis, pengiriman invoice bukan sekadar formalitas terlebih saat bekerja sama dengan perusahaan korporat. Salah satu syarat utama agar invoice Anda diterima dan diproses adalah legalitas usaha.
Mengapa legalitas penting?
Perusahaan korporat umumnya hanya akan memproses invoice dari badan usaha yang memiliki dokumen legal lengkap seperti:
- NPWP Badan
- NIB Perorangan / NIB Perusahaan
- SIUP atau Izin Usaha
- Surat Keterangan Domisili
- Rekening atas nama perusahaan
Tanpa legalitas, risiko berikut bisa terjadi:
- Invoice tidak bisa dibayarkan
- Kerja sama dibatalkan
- Citra bisnis menjadi kurang terpercaya
Cara Daftar Legalitas Usaha Secara Resmi
Mendaftarkan legalitas usaha adalah langkah penting agar bisnis Anda diakui secara hukum, bisa bekerja sama dengan instansi atau korporat, serta mendapatkan akses pendanaan. Berikut langkah-langkah resminya:
1. Menentukan Bentuk Badan Usaha
Pilih jenis usaha yang sesuai:
- PT (Perseroan Terbatas)
- CV (Commanditaire Vennootschap)
- PT Perorangan (untuk UMKM)
- Firma / Koperasi / Yayasan, jika relevan
2. Siapkan Dokumen dan Data yang Dibutuhkan
Umumnya meliputi:
- KTP dan NPWP pemilik
- Nama usaha yang diinginkan
- Alamat usaha
- Modal awal (khusus PT)
3. Mengurus NIB usaha melalui OSS (Online Single Submission)
Manfaat nib umkm bisnis adalah identitas utama usaha. Bisa diurus melalui situs oss go id daftar nib dengan akun OSS:
- Masukkan data usaha
- Dapatkan NIB dan Izin Usaha secara otomatis
- Untuk sektor tertentu, izin operasional teknis tambahan mungkin diperlukan
4. Pengajuan SK Kemenkumham (Khusus PT & CV)
Jika memilih bentuk PT atau CV, Anda perlu akta notaris yang kemudian didaftarkan ke Kementerian Hukum dan HAM
5. Membuat NPWP Badan
Daftar NPWP atas nama usaha di Kantor Pajak atau secara online melalui pajak.go.id. Ini wajib untuk aktivitas perpajakan.
6. Mengurus Izin Usaha Lain (Jika Dibutuhkan)
Tergantung jenis usahanya, Anda mungkin perlu:
- Sertifikat Halal
- Sertifikat BPOM
- SBUJK, ISO, SIUJK, dll
Langkah UMKM Kirim Invoice yang Diakui Perusahaan
Memiliki bisnis kini punya peluang besar dengan syarat kerja sama dengan perusahaan besar. Tapi agar invoice Anda diakui dan dibayar, ada beberapa syarat penting yang harus dipenuhi untuk pengusaha menjadi vendor resmi perusahaan. Berikut langkah-langkahnya:
-
Legalitas Usaha Wajib Dimiliki
Pastikan bisnis Anda sudah terdaftar secara resmi:
- NIB (Nomor Induk Berusaha)
- NPWP Badan Usaha
- Akta & SK Kemenkumham (jika PT)
- Rekening bank atas nama usaha
Tanpa legalitas, invoice bisnis bisa dianggap tidak sah dan tidak bisa diproses oleh perusahaan.
-
Gunakan Kop Surat Resmi
Buat invoice menggunakan template profesional yang mencantumkan:
- Logo dan nama usaha
- Alamat & kontak resmi
- Nomor invoice & tanggal
- Deskripsi barang/jasa
- Total pembayaran + pajak (jika ada)
- Informasi pembayaran (rekening perusahaan)
-
Sertakan Dokumen Pendukung
Beberapa perusahaan meminta dokumen tambahan, seperti:
- PO (Purchase Order)
- Surat Jalan / Delivery Note
- Faktur Pajak (jika PKP)
-
Kirim Sesuai Prosedur Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki alur sendiri. Biasanya:
- Kirim ke email finance resmi
- Submit melalui portal vendor (jika ada)
- Ikuti tenggat waktu penagihan
Pastikan Anda sudah terdaftar sebagai vendor resmi.
-
Follow Up dengan Profesional
Jika belum ada pembayaran dalam jangka waktu tertentu:
- Kirim reminder sopan melalui email
- Sertakan ulang invoice & bukti kirim
- Jaga komunikasi tetap profesional
Contoh Invoice ke Perusahaan
Invoice ini diterbitkan sebagai tagihan atas pemesanan produk sesuai permintaan. Pesanan telah diproses dan dikirimkan ke alamat tujuan. Tagihan ini mencakup rincian produk, jumlah pesanan, harga satuan, dan total pembayaran termasuk pajak (PPN 11%). Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer bank ke rekening resmi perusahaan kami. Invoice ini berlaku sebagai dokumen resmi untuk proses administrasi dan pencatatan keuangan internal perusahaan Anda.
Contoh UMKM Sukses Kirim Invoice Setelah Punya Legalitas
Profil Usaha:
- Nama Usaha: Tien Cakes and Cookies
- Jenis Usaha: Kue kering dan kue ulang tahun custom
- Lokasi: Bekasi, Jawa Barat
- Legalitas: PT Perorangan, NIB, dan NPWP
Awal Usaha:
Tien memulai bisnis dari rumah dengan menjual kue lebaran ke tetangga dan kerabat. Kualitas rasa yang konsisten dan desain kue yang menarik membuat bisnisnya berkembang lewat promosi dari mulut ke mulut dan media sosial.
Tantangan:
Saat Tien mendapat pesanan besar dari sebuah instansi pemerintahan untuk hampers kue lebaran, pihak instansi meminta invoice resmi dan bukti legalitas usaha. Tanpa legalitas, transaksi tersebut nyaris batal.
Solusi:
Tien langsung mengurus legalitas usahanya dengan membuat PT Perorangan, dilengkapi NIB dan NPWP. Prosesnya hanya butuh beberapa hari, dan sejak saat itu ia bisa mengirimkan invoice atas nama perusahaan, lengkap dengan cap legal.
Hasilnya:
- Berhasil mengamankan kontrak pengadaan hampers
- Dipercaya oleh lebih banyak klien korporat
- Penjualan meningkat karena brand makin profesional
- Mulai menerima pembayaran transfer antar perusahaan (B2B)
Kata Tien:
“Punya legalitas bikin saya lebih percaya diri kerja sama dengan perusahaan. Invoice tinggal kirim, urusan beres.”
Ingin Bisnis Anda Legal dan Bebas Kendala?
Jangan biarkan urusan legalitas menghambat pertumbuhan bisnis Anda! Dengan Legalyn, pengurusan izin usaha menjadi lebih mudah, cepat, dan aman. Kami siap membantu Anda dalam:
Pastikan Bisnis Anda Berjalan dengan Legalitas yang Tepat!