7 Tips Sukses Mendapatkan Sertifikasi ISO 9001 Tanpa Drama

Ingin dapatkan sertifikasi ISO 9001 dengan lancar dan tanpa ribet? Simak 7 tips sukses ini! Mulai dari persiapan dokumen, pelatihan tim, hingga audit internal pelajari strategi praktis untuk memenuhi standar kualitas internasional dengan efisien. 

Panduan ISO 9001:2015 untuk Perusahaan

Apa Itu ISO 9001:2015?

ISO 9001:2015 adalah standar internasional untuk sistem manajemen mutu (SMM). Standar ini membantu perusahaan memastikan produk/jasa yang dihasilkan konsisten, sesuai dengan harapan pelanggan, dan terus meningkat. Berikut tips mendapatkan ISO 9001: 

Manfaat ISO 9001 

• Meningkatkan kepercayaan pelanggan
• Menjamin kualitas dan konsistensi produk/jasa
• Efisiensi operasional yang lebih baik
• Mendukung perbaikan berkelanjutan (continual improvement)
• Mempermudah ekspansi dan akses ke pasar global

Pahami Standar dan Persyaratan ISO 9001 Secara Menyeluruh

Langkah pertama dalam proses sertifikasi ISO 9001 adalah memahami secara menyeluruh isi dari standar ISO 9001:2015. Hal ini mencakup:

• Prinsip-prinsip Sistem Manajemen Mutu (SMM):

Ada tujuh prinsip dasar yang menjadi fondasi ISO 9001, antara lain fokus pada pelanggan, kepemimpinan, keterlibatan orang, pendekatan proses, perbaikan berkelanjutan, pengambilan keputusan berbasis bukti, dan manajemen hubungan.

• Persyaratan Dokumen:

Pelajari dokumen-dokumen wajib seperti kebijakan mutu, manual mutu (jika ada), prosedur kerja, instruksi kerja, dan rekaman mutu. Dokumen-dokumen ini akan digunakan untuk menunjukkan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen mutu.

• Tujuan Audit ISO 9001 :

Memahami apa yang dicari auditor saat melakukan audit, seperti kesesuaian dengan standar, penerapan yang efektif, serta bukti perbaikan berkelanjutan, sangat penting agar organisasi siap menghadapi proses sertifikasi. Berikut adalah cara lolos audit ISO:

Lakukan Gap Analysis

Setelah memahami standar sistem manajemen mutu ISO 9001, langkah berikutnya adalah melakukan Gap Analysis untuk mengevaluasi sejauh mana sistem manajemen mutu (SMM) perusahaan Anda saat ini telah sesuai dengan persyaratan standar.

Langkah-langkah dalam melakukan Gap analysis ISO 9001 meliputi:

• Bandingkan Kondisi Saat Ini dengan Standar:

Tinjau seluruh proses, dokumen, dan praktik operasional yang sedang berjalan, lalu bandingkan dengan persyaratan dalam ISO 9001.

• Identifikasi Kesenjangan (Gap):

Temukan bagian mana yang belum sesuai atau belum ada sama sekali. Misalnya, apakah sudah ada kebijakan mutu, bagaimana proses audit internal dilakukan, atau apakah dokumentasi sudah tertata rapi dan terkontrol.

• Susun Daftar Perbaikan yang Diperlukan:

Buat daftar tindakan korektif atau pengembangan yang perlu dilakukan untuk menutup celah tersebut, agar nantinya sistem manajemen mutu bisa memenuhi seluruh persyaratan ISO 9001. Gap Analysis menjadi alat penting untuk menyusun rencana implementasi ISO yang tepat dan efisien.

Susun Tim dan Rencana Implementasi

Setelah mengetahui celah yang perlu diperbaiki dari hasil Gap Analysis, langkah selanjutnya adalah menyusun tim dan rencana kerja untuk implementasi ISO 9001.

Beberapa hal yang perlu dilakukan:

• Bentuk Tim Internal ISO:

Pilih individu dari berbagai departemen yang memahami proses kerja dan memiliki komitmen terhadap peningkatan mutu. Tim ini akan bertanggung jawab dalam menyusun, menjalankan, dan mengawasi implementasi sistem manajemen mutu sesuai ISO 9001.

• Tentukan Tugas dan Tanggung Jawab:

Jelaskan peran masing-masing anggota tim, seperti penanggung jawab dokumentasi, koordinator audit internal, dan perwakilan manajemen mutu.

Buat Rencana Implementasi:

Susun rencana kerja yang mencakup:

• Tindakan perbaikan dari Gap Analysis
• Pengembangan dan penyusunan dokumen
• Pelatihan karyawan
• Jadwal audit internal
• Target waktu untuk setiap tahapan

• Tentukan Jadwal yang Realistis:

Rencana harus disusun dengan mempertimbangkan kapasitas dan waktu kerja organisasi agar implementasi berjalan efektif tanpa mengganggu operasional harian. Dengan tim yang solid dan rencana yang jelas, implementasi ISO 9001 akan berjalan lebih terarah dan terkontrol.

Kembangkan dan Dokumentasi ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu

Dokumentasi merupakan elemen kunci dalam ISO 9001 karena berfungsi sebagai bukti bahwa sistem manajemen mutu telah diterapkan dengan benar dan konsisten.

langkah mendapatkan sertifikat ISO 

• Susun Kebijakan Mutu:

Tentukan arah dan komitmen perusahaan terhadap mutu. Kebijakan ini harus mudah dipahami oleh seluruh karyawan dan relevan dengan tujuan organisasi.

• Buat Prosedur dan Instruksi Kerja:

Dokumentasikan proses-proses utama di dalam perusahaan, seperti proses produksi, pengendalian dokumen, audit internal, penanganan keluhan pelanggan, hingga tindakan korektif. Instruksi kerja bisa lebih detail untuk aktivitas teknis harian.

• Siapkan Formulir dan Rekaman Mutu:

Buat formulir yang digunakan untuk mencatat kegiatan mutu, seperti formulir inspeksi, laporan audit, atau daftar hadir pelatihan. Semua bukti kegiatan harus terdokumentasi dan tersimpan dengan baik.

• Pastikan Keterhubungan antar Dokumen:

Setiap dokumen harus saling mendukung dan menggambarkan alur kerja yang jelas, sehingga memudahkan pemahaman dan penerapan di lapangan. Dokumentasi ini tidak hanya penting untuk audit, tapi juga untuk menjaga konsistensi dan peningkatan mutu berkelanjutan dalam operasional perusahaan.

Lakukan Pelatihan dan Sosialisasi

 

 

 

 

 

 

Setelah sistem manajemen mutu terdokumentasi, penting untuk memastikan seluruh karyawan memahami dan dapat menerapkannya secara konsisten di tempat kerja.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan:

• Berikan Pelatihan ISO 9001:

Selenggarakan pelatihan formal bagi seluruh karyawan, terutama yang terkait langsung dengan proses-proses utama. Pelatihan mencakup pemahaman tentang standar ISO 9001, prosedur kerja, serta cara mencatat dan melaporkan kegiatan mutu.

• Sosialisasi Internal Secara Berkala:

Adakan sesi sosialisasi informal seperti briefing rutin, diskusi kelompok, atau papan informasi internal untuk menjaga kesadaran dan pemahaman karyawan terhadap sistem mutu.

• Jelaskan Peran dan Tanggung Jawab:

Pastikan setiap karyawan memahami peran masing-masing dalam mendukung penerapan sistem manajemen mutu, sehingga mereka merasa terlibat dan bertanggung jawab.

• Bangun Rasa Memiliki:

Melibatkan karyawan dalam proses perbaikan berkelanjutan, seperti memberikan masukan terhadap prosedur kerja atau sistem yang berjalan. Hal ini akan meningkatkan rasa kepemilikan dan komitmen terhadap standar mutu. Pelatihan dan sosialisasi yang baik akan menciptakan budaya mutu yang kuat di dalam organisasi, menjadikan ISO 9001 bukan sekadar dokumen, tetapi bagian dari budaya kerja sehari-hari.

Jalankan Internal Audit dan Tindakan Korektif

Internal audit merupakan langkah penting untuk mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu sebelum menghadapi audit eksternal.

Langkah-langkah yang harus dilakukan:

• Melaksanakan Audit Internal Secara Terstruktur:

Audit dilakukan oleh tim auditor internal yang telah dilatih, dengan mengacu pada rencana audit yang mencakup semua bagian dan proses yang relevan dengan ISO 9001.

• Identifikasi Ketidaksesuaian (Nonconformity):

Temukan hal-hal yang tidak sesuai dengan prosedur atau persyaratan standar. Ketidaksesuaian ini bisa berupa dokumentasi yang tidak lengkap, proses yang tidak dijalankan sesuai prosedur, atau bukti kerja yang tidak tersedia.

• Lakukan Analisis Akar Masalah:

Setelah ketidaksesuaian ditemukan, analisis akar penyebab dilakukan agar solusi yang diberikan tepat sasaran dan tidak hanya memperbaiki gejala.

• Terapkan Tindakan Korektif:

Ambil langkah perbaikan untuk mengatasi ketidaksesuaian dan mencegah agar tidak terjadi kembali. Pastikan semua tindakan dicatat dan diikuti sampai tuntas.

• Evaluasi Efektivitas Perbaikan:

Setelah tindakan korektif diterapkan, lakukan evaluasi untuk memastikan perbaikan benar-benar menyelesaikan masalah. Internal audit dan tindak lanjutnya membantu memastikan kesiapan organisasi sebelum audit eksternal dilakukan, sekaligus meningkatkan kualitas sistem secara berkelanjutan.

Siap Hadapi Audit Sertifikasi

Setelah seluruh sistem manajemen mutu dijalankan dan diuji melalui audit internal, langkah terakhir adalah menghadapi audit sertifikasi oleh lembaga eksternal. Hal-hal yang perlu dilakukan:

• Pilih Lembaga Sertifikasi yang Terpercaya:

Pastikan lembaga sertifikasi (certification body) yang dipilih sudah terakreditasi dan memiliki reputasi baik. Pilihan lembaga yang kredibel akan meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap sertifikat ISO yang diperoleh.

Persiapkan Diri dan Tim: Review kembali semua dokumen, rekaman, dan proses. Lakukan simulasi audit jika perlu untuk meningkatkan kesiapan tim dalam menjawab pertanyaan auditor.

• Tunjukkan Bukti Implementasi yang Efektif:

Selama audit, auditor akan menilai kesesuaian dokumen dengan praktik di lapangan. Pastikan semua bukti implementasi seperti formulir, laporan, dan catatan tersedia dan mudah diakses.

• Tanggapi Temuan Auditor dengan Profesional:

Jika auditor menemukan ketidaksesuaian, tanggapi dengan cepat, terbuka, dan solutif. Lakukan tindakan korektif sesuai saran auditor untuk menyelesaikan temuan tersebut. Menghadapi audit sertifikasi dengan sikap profesional dan percaya diri akan menunjukkan bahwa organisasi Anda memang siap dan layak mendapatkan sertifikat ISO 9001. Apakah Anda ingin saya bantu merangkum semua 7 langkah dalam satu format terpadu atau infografis?

Tips Lolos Audit ISO 9001 Tanpa Kendala: Strategi Ampuh dari Legalyn

1. Pahami dan Implementasikan Standar ISO 9001

Pelajari secara mendalam setiap persyaratan dalam ISO 9001:2015 dan pastikan perusahaan Anda mengimplementasikannya dalam setiap proses bisnis. Jangan hanya fokus pada dokumen, tetapi juga pada praktik yang efektif di lapangan.

2. Siapkan Dokumen yang Lengkap dan Tertata Rapi

Pastikan semua dokumen yang diminta oleh ISO 9001 tersedia, termasuk kebijakan mutu, prosedur, instruksi kerja, dan rekaman audit. Dokumen harus terorganisir dengan baik dan mudah diakses selama audit.

3. Lakukan Internal Audit Sebelumnya

Sebelum audit eksternal, melakukan audit internal untuk mengidentifikasi celah atau ketidaksesuaian. Segera tindak lanjuti temuan dengan tindakan korektif agar tidak terulang saat audit eksternal.

4. Latih Karyawan dengan Baik

Pastikan seluruh karyawan memahami peran mereka dalam sistem manajemen mutu. Berikan pelatihan terkait ISO 9001 dan prosedur yang relevan agar mereka dapat menjawab pertanyaan auditor dengan percaya diri.

5. Bangun Budaya Mutu

ISO 9001 bukan hanya tentang dokumen dan prosedur, tetapi juga tentang bagaimana setiap orang di perusahaan berkomitmen terhadap kualitas. Bangun budaya mutu di semua tingkat organisasi, dari top manajemen hingga staf operasional.

6. Jadwalkan Audit dengan Tepat

Tentukan waktu yang tepat untuk audit eksternal, setelah Anda yakin semua persiapan dan perbaikan telah dilakukan. Jangan terburu-buru jika ada proses yang belum optimal.

7. Tanggapi Temuan dengan Profesional

Jika auditor menemukan ketidaksesuaian atau masalah, tanggapi dengan profesional dan terbuka. Segera lakukan tindakan korektif dan pastikan masalah tersebut terselesaikan dengan baik.

8. Siapkan Bukti Nyata Implementasi

Auditor akan mencari bukti bahwa sistem manajemen mutu telah diterapkan dengan efektif. Pastikan Anda memiliki bukti nyata, seperti rekaman pelatihan, hasil audit internal, laporan perbaikan, dan catatan lainnya.

9. Komunikasi yang Efektif dengan Auditor

Berikan penjelasan yang jelas dan jujur selama proses audit. Jangan ragu untuk bertanya jika ada hal yang tidak Anda mengerti. Jalin komunikasi yang baik dengan auditor untuk menghindari kesalahpahaman.

10. Lakukan Perbaikan Berkelanjutan

ISO 9001 mengutamakan perbaikan berkelanjutan. Tunjukkan bahwa perusahaan Anda berkomitmen untuk terus meningkatkan sistem manajemen mutu dan kualitas produk/jasa.

Mau Dapat Sertifikat ISO 9001? Ini Biaya yang Perlu Disiapkan

Biaya sertifikasi ISO 9001 Legalyn 

SERTIFIKAT ISO NON AKREDITASI ISO Nasional 9001 Sistem Manajemen Mutu

Harga Normal: IDR 5,0 JT

Harga Promo: IDR 2,999 JT

Estimasi 1–3 hari kerja

Sertifikat ISO Non-Akreditasi memiliki keterbatasan lingkup penggunaan, hanya berlaku di Indonesia, mengingat sistem akreditasinya belum memenuhi persyaratan pengakuan internasional.

SERTIFIKAT ISO AKREDITASI

ISO International IAF (USA) 9001 – Sistem Manajemen Mutu

Harga Normal: IDR 15,0 JT

Harga Promo: IDR 12,999 JT

Estimasi: 10–14 hari kerja

Sertifikat ISO Terakreditasi menunjukkan bahwa sistem manajemen organisasi telah diverifikasi oleh lembaga sertifikasi yang diakui secara internasional. Keabsahan akreditasinya tidak diragukan lagi, sehingga sertifikat ini berlaku secara global. Dalam proses tender, kepemilikan sertifikat ISO Terakreditasi sering menjadi nilai tambah (value-added) yang diperhitungkan oleh panitia seleksi sebagai bukti kredibilitas dan kepatuhan terhadap standar internasional.

SERTIFIKAT ISO Komite Akreditasi Nasional – KAN (Indonesia) 9001 – Sistem Manajemen Mutu

Harga Normal: IDR 27,0 JT

Harga Promo: IDR 24,999 JT

Estimasi: 30 hari kerja pasca audit

Harga sertifikasi ISO oleh lembaga terakreditasi KAN bersifat dinamis, disesuaikan dengan beberapa faktor kunci, antara lain:

• Bidang Usaha – Kompleksitas dan risiko industri mempengaruhi tingkat audit yang diperlukan.
• Jumlah Karyawan – Skala organisasi menentukan cakupan dan durasi proses sertifikasi.
• Lokasi Usaha – Biaya dapat bervariasi tergantung pada jarak dan aksesibilitas lokasi audit.

Proses penetapan harga dilakukan melalui penilaian awal (pre-assessment) untuk memastikan kesesuaian dengan kebutuhan spesifik klien.

Syarat Dokumen Sertifikasi ISO

• Akta Pendirian & SK Menkumham
• Akta Perubahan & SK Perubahan
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Perusahaan
• Nomor Induk Berusaha (NIB)
• Scope yang akan tercantum dalam Sertifikat ISO
• KTP dan NPWP Direksi
• Company Profile Perusahaan
• Struktur Organisasi
• Logo perusahaan

LEGALYN – Konsultan ISO 9001 Terpercaya di Indonesia

Solusi Cepat & Tepat Menuju Sertifikasi ISO 9001

Bersama Legalyn, Proses Sertifikasi ISO 9001 Jadi Lebih Mudah! Didampingi oleh tim profesional, proses sertifikasi Anda aman, efisien, dan terjangkau.

Ingin Bisnis Anda Legal dan Bebas Kendala?

Jangan biarkan urusan legalitas menghambat pertumbuhan bisnis Anda! Dengan Legalyn, pengurusan izin usaha menjadi lebih mudah, cepat, dan aman. Kami siap membantu Anda dalam:

• Pendirian PT, CV, dan PMA
• Pembuatan SBUJK, ISO, & Sertifikasi Usaha
• Pendaftaran Merek & HAKI
• Virtual Office & Dokumen Legal Lainnya

Pastikan Bisnis Anda Berjalan dengan Legalitas yang Tepat! 

Konsultasi Gratis sekarang dengan tim kami! Klik disini untuk memulai.

Legalyn – Solusi Bisnis Legal!