Dalam dunia bisnis, perubahan data perusahaan termasuk kepengurusan, alamat, nama perusahaan, dan Kode Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia (KBLI) merupakan hal yang umum terjadi. Perubahan-perubahan ini bisa disebabkan oleh berbagai faktor, seperti perubahan manajemen, ekspansi usaha, atau penyesuaian dengan kebijakan baru dari pemerintah. Agar perubahan ini sah di mata hukum, perusahaan perlu melakukan prosedur yang sesuai, salah satunya melalui notaris.
Berikut adalah langkah-langkah umum yang harus dilakukan untuk melakukan perubahan tersebut melalui notaris:
1. Persiapan Dokumen-Dokumen yang Dibutuhkan
Sebelum melakukan perubahan melalui notaris, pastikan perusahaan sudah menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan, seperti:
- Akta Perusahaan yang sah (Akta Pendirian atau Akta Perubahan terakhir).
- KTP atau Identitas Pengurus yang baru (jika ada perubahan kepengurusan).
- Surat Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) atau rapat direksi yang memutuskan perubahan tersebut.
- NPWP Perusahaan yang terbaru.
- Dokumen terkait perubahan alamat atau nama perusahaan (misalnya surat kontrak sewa atau bukti alamat baru).
- Dokumen terkait perubahan KBLI, jika ada penyesuaian usaha.
- Surat Keterangan Domisili Perusahaan terbaru (jika alamat perusahaan berubah)
2. Rapat Pemegang Saham atau Direksi
Setelah dokumen-dokumen lengkap, perusahaan perlu mengadakan rapat pemegang saham atau rapat direksi yang sah sesuai dengan anggaran dasar perusahaan. Dalam rapat ini, pemegang saham atau direksi akan memutuskan perubahan-perubahan yang diperlukan, seperti:
- Perubahan kepengurusan perusahaan (misalnya pengangkatan atau pemberhentian direksi/komisaris).
- Perubahan alamat perusahaan.
- Perubahan nama perusahaan.
- Perubahan KBLI atau bidang usaha perusahaan.
Keputusan yang diambil dalam rapat ini harus dituangkan dalam Surat Keputusan Rapat (Minutes of Meeting) yang kemudian akan ditandatangani oleh pemegang saham atau direksi yang hadir.
3. Penyusunan Akta Perubahan oleh Notaris
Setelah rapat selesai dan keputusan diambil, langkah berikutnya adalah mengajukan perubahan tersebut kepada notaris. Notaris akan membantu menyusun Akta Perubahan Perusahaan berdasarkan keputusan rapat yang telah dilakukan.
Dalam akta perubahan ini, notaris akan mencatat dan menyusun perubahan-perubahan berikut:
- Perubahan kepengurusan: Menyebutkan nama-nama pengurus baru dan/atau pengurus yang diberhentikan.
- Perubahan alamat: Mengubah alamat terdaftar perusahaan yang tercantum dalam akta pendirian atau akta perubahan sebelumnya.
- Perubahan nama perusahaan: Jika perusahaan mengganti nama, notaris akan mencatatkan nama baru perusahaan.
- Perubahan KBLI: Jika perusahaan memperbarui atau mengganti KBLI untuk menyesuaikan dengan bidang usaha yang baru.
Notaris akan memastikan bahwa semua dokumen yang diperlukan lengkap dan sah secara hukum, dan kemudian membuatkan Akta Perubahan yang ditandatangani oleh para pengurus perusahaan dan notaris.
4. Pengesahan Perubahan oleh Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham)
Setelah akta perubahan ditandatangani, langkah selanjutnya adalah mengajukan perubahan kepada Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham) untuk memperoleh pengesahan. Proses ini biasanya dilakukan secara daring melalui sistem AHU (Administrasi Hukum Umum) yang dimiliki oleh Kemenkumham.
Perusahaan harus mengajukan permohonan perubahan data melalui aplikasi AHU dan mengunggah dokumen yang diperlukan, seperti akta perubahan yang sudah disahkan oleh notaris, serta dokumen pendukung lainnya. Kemenkumham kemudian akan melakukan verifikasi dan mengeluarkan Surat Keputusan Pengesahan Perubahan perusahaan.
5. Pendaftaran Perubahan di Instansi Terkait
Setelah mendapatkan pengesahan dari Kemenkumham, perusahaan harus melakukan beberapa pendaftaran ulang di instansi terkait, antara lain:
- Dinas Perdagangan atau Dinas PTSP (Perizinan Terpadu Satu Pintu) untuk perubahan alamat atau nama perusahaan, jika diperlukan.
- Direktorat Jenderal Pajak (DJP) untuk pembaruan NPWP perusahaan sesuai dengan perubahan data yang tercatat.
- Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM) atau Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu untuk pembaruan izin usaha atau perizinan lainnya yang terkait dengan perubahan KBLI.
6. Pemberitahuan kepada Pihak Ketiga
Setelah semua perubahan tercatat dan disahkan secara resmi, perusahaan perlu memberitahukan perubahan tersebut kepada pihak-pihak yang berkepentingan, seperti:
- Bank yang digunakan untuk transaksi perusahaan, agar data rekening perusahaan diperbarui.
- Pelanggan dan Mitra Bisnis, agar mereka mengetahui adanya perubahan dalam identitas atau alamat perusahaan.
- Penyedia Jasa lainnya, seperti penyedia asuransi atau vendor, agar mereka dapat memperbarui informasi perusahaan mereka.
7. Dokumentasi dan Pembaruan Lainnya
Setelah seluruh proses selesai, perusahaan perlu memperbarui berbagai dokumen dan identitas perusahaan yang digunakan untuk kegiatan operasional, seperti:
- Materai dan kop surat yang mencantumkan nama dan alamat baru perusahaan.
- Perjanjian kontrak atau dokumen hukum lainnya yang mencantumkan informasi perusahaan.