Kantor virtual atau virtual office adalah konsep bisnis modern yang makin populer di era digital. Pasalnya, layanan kantor virtual dapat memberikan solusi bagi perusahaan yang ingin mempunyai alamat bisnis prestisius tanpa harus menyewa kantor fisik. Selain itu, kantor virtual juga memungkinkan perusahaan untuk dapat menikmati layanan administratif, alamat resmi, dan ruang rapat, tanpa harus memikirkan biaya sewa dan operasional kantor fisik.
Meski tampaknya menguntungkan, Anda tidak boleh sembarangan memilih layanan virtual office. Hal ini karena sistem layanan tersebut juga memiliki tantangan, seperti menghadapi risiko kebocoran data atau bahaya kejahatan siber lainnya. Oleh karena itu, yuk, simak apa saja tantangan dalam menjaga keamanan data saat menggunakan layanan kantor virtual, serta solusi efektif untuk mengatasinya.
Tantangan Keamanan Data dalam Layanan Virtual Office
Dalam dunia bisnis modern, bekerja secara daring atau menggunakan kantor virtual tentunya akan membawa manfaat, baik itu dari segi efisiensi ataupun fleksibilitas. Akan tetapi, seperti halnya jenis inovasi teknologi lainnya, tentu ada sejumlah risiko yang perlu diperhatikan pengguna.
Salah satu risiko utama yang perlu diperhatikan adalah tingkat keamanan dan perlindungan privasi data perusahaan. Di lingkungan kerja berbasis daring, perusahaan akan sangat bergantung pada teknologi untuk menjalankan operasionalnya. Oleh karena itu, pemilik usaha perlu memastikan bahwa ia telah mengambil langkah-langkah keamanan yang tepat untuk memastikan keamanan data perusahaannya yang sensitif tetap terjaga. Adapun beberapa jenis data yang umumnya memiliki risiko diretas, termasuk informasi klien, transaksi perusahaan, legalitas perusahaan, dan aset digital.
Solusi Menjaga Keamanan Data dalam Layanan Virtual Office
Lalu, bagaimana caranya untuk memastikan bahwa data kita aman saat menggunakan layanan virtual office? Berikut adalah beberapa solusi yang bisa diterapkan untuk menjaga keamanan data dalam layanan kantor virtual.
- Pastikan setiap perangkat tim Anda sudah terinstal antivirus
Untuk melindungi data perusahaan dari potensi pencurian atau serangan siber, pastikan setiap perangkat yang digunakan oleh tim Anda telah dilengkapi dengan program antivirus terkini. Software antivirus tentunya bisa membantu mendeteksi dan menghalangi ancaman siber yang dapat merugikan keamanan data perusahaan.
- Rutin mengedukasi tim Anda tentang bahaya kejahatan siber
Sangat penting untuk meningkatkan pemahaman tim Anda terhadap bahaya kriminal siber dalam lingkungan bisnis. Karenanya, mereka perlu diberi pelatihan mengenai praktik keamanan, seperti misalnya rutin mengganti password, selalu mengecek tautan email dengan cermat, dan tidak mudah mengunduh aplikasi asing.
- Menetapkan NDA atau “Non-Disclosure Agreement”
Ini tergolong langkah formal untuk menjaga kerahasiaan data perusahaan. Dalam kontrak tersebut, setiap anggota tim diwajibkan untuk merahasiakan semua informasi perusahaan dan dilarang keras membagikannya kepada pihak ketiga di luar perusahaan. Keberadaan NDA ini akan bisa memberikan perlindungan hukum yang kuat terhadap pelanggaran privasi dan keamanan data.
Demikian tantangan dan sekaligus solusi untuk menjaga keamanan data saat menggunakan layanan virtual office. Untuk kebutuhan layanan kantor virtual yang lengkap dan tepercaya, manfaatkan layanan virtual office dari Legalyn Indonesia.
Tersedia beragam paket layanan kantor virtual yang bisa Anda pilih sesuai kebutuhan—mulai dari paket basic yang mencakup fasilitas penggunaan alamat bisnis dan layanan resepsionis. Ada pula paket premium yang sudah mencakup penggunaan area lobby, coffee break area, dan ruang meeting selama 72 jam/bulan.