Memasuki era digital yang penuh dinamika, mobilitas dan fleksibilitas menjadi kunci utama dalam mencapai kesuksesan. Bekerja tak lagi terpaku pada ruang dan waktu tradisional, dan para pengusaha kini mencari solusi yang lebih inovatif untuk mengoptimalkan operasional dan memaksimalkan potensi bisnis mereka.

Di sinilah konsep virtual office atau kantor virtual hadir sebagai jawaban. Sebuah terobosan yang memungkinkan para profesional dan pengusaha untuk bekerja dari mana saja dengan efisiensi dan profesionalitas tinggi. Lantas, bagaimana aturan hukum terkait adanya kantor virtual ini? Simak ulasan lengkapnya berikut ini. 

Pengertian Virtual Office

Virtual Office

Seperti namanya, kantor virtual atau virtual office merupakan fasilitas yang menawarkan sewa kantor dengan konsep virtual. Jadi, pihak yang menyewa tidak mempunyai ruangan dalam bentuk fisik di kantor dan hanya memiliki hak atas alamat atau lokasi kantor tersebut. 

Kantor virtual menawarkan fasilitas yang bisa menunjang kegiatan operasional bisnis. Misalnya, resepsionis, ruang meeting, layanan korespondensi, telepon dengan nomor ekstensi, dan area podcast yang belakangan ini sedang sangat populer di kalangan para pengusaha muda. 

Jadi, pihak penyewa cukup berfokus untuk menjalankan usaha karena semua urusan yang berhubungan dengan operasional perusahaan dapat dilakukan dengan memanfaatkan fasilitas yang disediakan oleh virtual office. 

Kantor virtual menjadi opsi yang terbaik untuk pengusaha yang baru memilai bisnis dengan jumlah karyawan terbatas dan mengusung konsep bekerja dari mana saja. Selain itu, kantor ini juga pas untuk perusahaan yang berada di lokasi non-komersial, misalnya di area perumahan. 

Dasar Hukum Virtual Office

Virtual Office

Lantas, bagaimana dengan dasar hukumnya? Adanya kantor virtual bermula dengan resmi keluarnya Peraturan Daerah DKI Jakarta Nomor 1 Tahun 2014 mengenai Rencana Detail Tata Ruang dan Peraturan Zonasi, lebih mudahnya disingkat dengan Perda Zonasi. 

Peraturan ini dikeluarkan dengan tujuan untuk mengelola pemanfaatan ruangan sehingga proses pembangunan bisa dilakukan dengan efektif dan efisien. Mudahnya, Pemerintah DKI Jakarta akan mengelola fungsi dan tata ruang di ibu kota sehingga lebih tertata dan tidak berantakan.

Sementara itu, pemakaian kantor virtual sebagai alamat perusahaan juga telah diatur sesuai dengan Surat Edaran Kepala PTSP Nomor 6 Tahun 2016. 

Keuntungan Menggunakan Virtual Office

Virtual Office

Manfaat utama menggunakan virtual office adalah biaya operasional perusahaan menjadi lebih hemat. Sebab, Anda tidak lagis harus menyewa kantor konvesional dan fasilitas lain yang disediakan, seperti layanan resepsionis serta administasi. Selain itu, keuntungan lain yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan kantor virtual, yaitu: 

1. Berada di lokasi yang strategis

Meski tidak mempunyai kantor secara fisik, Anda bisa mendapatkan alamat virtual office di lokasi yang strategis, terutama di kawasan bisnis yang populer. Hal ini dapat membantu meningkatkan citra perusahaan, termasuk kompetitor. Selain itu, bisnis Anda bisa memperoleh kepercayaan dari calon pelanggan lebih cepat karena lokasi yang Anda pilih untuk kantor pun telah terkenal sebagai sentra bisnis. 

2. Biaya manajemen ruangan yang lebih terjangkau

Jika memilih kantor fisik, Anda tidak harus membayar sewa gedung setiap bulan atau tahun, tetapi juga harus menyiapkan biaya untuk instalasi, pemeliharaan rutin, pengadaan fasilitas kerja, hingga renovasi jika terjadi kerusakan. 

Tak hanya itu, Anda juga harus menyiapkan biaya bulanan untuk membayar tagihan telepon, listrik, akses internet, air, dan jasa kebersihan. Belum lagi jika gedung yang Anda sewa memiliki batas waktu operasional tetapi karyawan harus lembur, tentu ada biaya lain yang harus dikeluarkan untuk membayar pemakaian gedung lebih dari waktu operasional.

Berbeda jika menggunakan kantor virtual, Anda tidak lagi harus memikirkan semua biaya ekstra tersebut. Bahkan, Anda bisa menghemat biaya operasional perusahaan hingga 90% dengan menggunakan layanan virtual office ketimbang kantor konvensional. 

3. Waktu sewa yang lebih fleksibel

Apabila menyewa gedung atau ruko sebagai lokasi kantor, pemilik atau pengelola kerap kali memberlakukan waktu sewa yang cukup mengikat, misalnya durasi sewa minimal selama dua tahun, bahkan lebih. Sementara jika menggunakan kantor virtual, Anda bisa menyewa dengan waktu yang lebih fleksibel alias sesuai dengan kebutuhan. 

4. Pengakuan legalitas

Tidak perlu cemas perihal legalitas perusahaan yang menggunakan layanan virtual office, sebab hal tersebut telah diakui oleh negara. Jadi, apabila Anda berniat untuk mengurus perizinan usaha seperti SIUB, TDP, maupun berbagai legalitas lainnya, menggunakan alamat kantor virtual juga bisa. 

5. Operasional dan administrasi yang lebih mudah

Perusahaan Anda sering melakukan kegiatan korespondensi atau menerima dokumen maupun paket dari ekspedisi? Meski menggunakan layanan virtual office, hal tersebut tetap bisa berlangsung sebagaimana mestinya. 

Sebab, penyedia kantor virtual biasanya juga menawarkan fasilitas resepsionis dan administrasi yang dapat membantu mengurus dan mengelola semua surat dan paket yang ditujukan untuk perusahaan Anda. 

Selain itu, fasilitas tersebut juga tentu akan lebih memudahkan Anda dalam melakukan panggilan maupun menerima telepon, terlebih jika memerlukan nomor ekstensi yang bisa membuat komunikasi antarkaryawan dari berbagai divisi menjadi lebih mudah. 

Menawarkan banyak keuntungan, apakah Anda tertarik untuk menggunakan virtual office untuk operasional perusahaan? Jika iya, Anda bisa menyewa virtual office di Jakarta lebih mudah dan praktis melalui Legalyn.id.