Virtual office bisa menjadi pilihan untuk menunjang operasional bisnis. Utamanya bagi perusahaan yang baru berdiri atau mempunyai lokasi yang kurang strategis. Anda pun bisa menemukan penawaran layanan kantor virtual dalam berbagai bentuk. Hanya saja, jangan terburu-buru dalam menentukan pilihan jenis kantor virtual yang digunakan.
Dalam proses pemilihan layanan virtual office, Anda harus memperhatikan kelengkapan fasilitas yang disediakan. Ada beberapa jenis fasilitas yang secara khusus harus menjadi perhatian, yakni:
1. Alamat Bisnis Terdaftar
Fungsi pertama dari keberadaan virtual office adalah untuk menjadikannya sebagai representasi alamat perusahaan. Oleh karena itu, Anda perlu memastikan kalau alamat tersebut bisa didaftarkan sebagai lokasi dari perusahaan. Selanjutnya, Anda pun bisa menggunakan alamat itu di kartu nama, Google Maps, maupun website perusahaan.
Selain itu, pastikan untuk memilih lokasi kantor virtual yang mempunyai lokasi strategis dan berada di kawasan bisnis terkemuka. Dengan begitu, keberadaan alamat tersebut dapat memberikan citra yang positif bagi perusahaan.
2. Manajemen Panggilan Telepon
Tak cukup dengan penggunaan alamat. Anda juga perlu memperhatikan adanya fasilitas berupa manajemen panggilan telepon yang disediakan oleh penyedia layanan virtual office. Layanan manajemen panggilan telepon tersebut mencakup layanan untuk menjawab, meneruskan, atau menerima panggilan telepon.
3. Pengelolaan Surat
Anda juga perlu memperhatikan fasilitas pengelolaan surat dalam menentukan pilihan layanan virtual office. Fasilitas ini berguna untuk menangani setiap surat yang masuk dan dikirimkan ke alamat kantor terdaftar. Dengan layanan ini, Anda bisa mengetahuinya.
Petugas bisa saja menerima surat masuk dan kemudian melakukan pemindaian terhadap surat-surat tersebut. Selanjutnya, mereka bisa mengirimkannya kepada Anda melalui email.
4. Workspace
Fasilitas penting berikutnya adalah ketersediaan workspace. Jenis fasilitas workspace tersedia bisa cukup beragam, misalnya coworking space atau hot desk. Keberadaan fasilitas workspace seperti ini memungkinkan Anda untuk bisa memanfaatkannya secara fleksibel sesuai dengan kebutuhan.
Bukan sekadar fasilitas workspace. Namun, pastikan pula kalau fasilitas workspace yang tersedia mampu memberi kenyamanan saat digunakan. Misalnya, ketersediaan akses internet broadband, AC, dekorasi yang modern, mesin fotokopi, dan lain sebagainya.
5. Ruang Meeting
Fasilitas yang terakhir adalah keberadaan ruang rapat atau konferensi. Keberadaan fasilitas semacam ini sangat bermanfaat ketika Anda ingin mengajak keseluruhan karyawan untuk rapat atau melakukan rapat bisnis dengan klien maupun investor. Anda pun bisa menggunakannya untuk menjalin relasi yang baik dengan klien.
Itulah berbagai fasilitas penting yang harus menjadi perhatian dalam memilih layanan virtual office. Untuk kebutuhan kantor virtual yang terbaik dengan fasilitas penunjang lengkap sesuai kebutuhan, Anda bisa mendapatkannya di Legalyn.
Legalyn menyediakan pilihan paket sewa kantor virtual yang bisa Anda sesuaikan dengan tingkat kebutuhan. Lokasinya strategis dan sangat representatif dalam menunjang citra bisnis perusahaan di mata klien dan pelanggan.